Probablemente nos pasó a todos, de repente nos vimos cargados con un exceso de responsabilidades, que no sabíamos muy bien cómo lidiar con ellas. A veces teníamos que hacer todo a la vez y sentarnos en ellas durante días. A veces rebuscábamos en los que no eran demasiado importantes y nos enfocábamos tanto en ellas que olvidábamos cuánto tiempo más nos esperaba. Conoce ¿Cómo lidiar con el exceso de deberes?
No siempre es culpa de nuestros problemas con la organización del tiempo. Muchas veces hay demasiadas tareas. Las responsabilidades excesivas pueden ser frustrantes, abrumadoras y pueden hacer que estemos completamente desmotivados para trabajar.
Exceso de deberes: ¿cómo combatirlo?
Volvemos de vacaciones, ha ocurrido un despido o simplemente comienza un período caliente en la empresa y nos llega una nueva tarea de vez en cuando. Empezamos a hacer todo a la vez. No sabemos en qué meter las manos y sentimos que la situación se nos escapa.
Como ya se mencionó, el exceso de responsabilidades no solo puede conducir al agotamiento y la frustración. Sino que también reduce significativamente nuestra motivación. ¿Cómo combatirlo?
La solución al exceso de deberes puede ser una conversación
En primer lugar, tenemos que considerar si el exceso de tareas que recayó sobre nosotros se debe a que no somos capaces de controlar completamente la organización de nuestro trabajo, o si simplemente hemos recibido muchas más tareas del supervisor de las que podemos realizar de forma realista.
Si resulta que, a pesar de tus mejores esfuerzos, aún no puedes completar todo a tiempo. Incluso si está trabajando horas extras, es posible que haya recibido un exceso de deberes.
En este caso, definitivamente vale la pena hablar con el supervisor. Dicha conversación no siempre tiene que hacerse deliberadamente. Por el contrario, es posible que el supervisor simplemente haya olvidado lo que te ordenó antes y es por eso que te agrega tareas más exigentes que se convierten en un exceso de deberes. No tengas miedo de plantear tus inquietudes.
Aplicar la Matriz de Eisenhower
¿Cómo lidiar con el exceso de deberes? Si el exceso de responsabilidades se debe a tu gestión del tiempo, necesitas trabajar en tu organización. Ciertamente el proceso puede ser largo y exigente. Pero con el tiempo adquirirás algunos hábitos que te ayudarán a combatir el exceso de responsabilidades.
El uso de la Matriz de Eisenhower puede ser útil. ¿De qué se trata? Sobre la división de sus tareas en cuatro cuadrantes.
Importantes y urgentes: tareas que tienen un plazo específico para la entrega y son importantes en el momento. Por ejemplo, pueden detener más actividades, resultar de una crisis, etc.
No son urgentes, pero si importantes: estas tareas no tienen una fecha límite específica. Pero definitivamente son importantes para nuestro trabajo o nuestra vida privada. Puede ser, por ejemplo, desarrollar un pasatiempo, practicar deportes o construir relaciones.
Sin importancia y urgentes: son tareas que no surgen del todo de nuestra iniciativa. No tenemos influencia en ellas. No están totalmente relacionadas con nuestro desarrollo o trabajo, pero debemos realizarlas.
Sin importancia y menos urgentes: es decir, todo lo que no afecta nuestro desarrollo y trabajo. No trae ningún cambio, generalmente toma nuestro tiempo y nos hace perderlo.
Vale la pena ser consciente de que no se debe dedicar demasiado tiempo a ninguno de los cuadrantes. Si nos centramos solo en el primero, sentiremos mucho estrés. Perderemos energía, estaremos agotados y, por lo tanto, a menudo pasaremos nuestro tiempo libre completamente en el cuarto cuadrante.
También deberíamos recordar sobre el cuadrante ii: el hecho mismo de que no haya una fecha límite establecida puede significar que postergaremos las tareas contenidas en él durante mucho tiempo. Y son muy importantes para nosotros.
El cuadrante iii a menudo son tareas que realizamos para alguien y cuanto más se hacen en nuestro horario. Más tenemos la impresión de que no estamos haciendo nada que valga la pena, lo que afecta nuestro desarrollo. Esto puede afectar el nivel de motivación y reducirlo significativamente.
Por otro lado, el cuadrante IV, es un lugar lleno de distracciones, dedicando tiempo a algo que realmente no nos da satisfacción.
Así que dividamos nuestras tareas, recordando no perdernos en ninguno de los cuadrantes. Las tareas del primero de ellos son urgentes e importantes. Debemos completarlas, pero fijémonos un alcance y usemos el tiempo restante para completar las tareas del cuadrante II.
También vale la pena tratar de asegurarse de que cuando solicitamos empleo word, en nuestro trabajo diario no haya demasiadas tareas del cuadrante III. Por supuesto, a veces es necesario, pero debido al exceso de tales funciones, ya no tenemos tiempo para nuestras tareas.
Elimina las distracciones
Las distracciones omnipresentes son la ruina de nuestro tiempo: tenemos notificaciones en todas partes. Casi siempre estamos en línea, haciendo una cosa, pero enfocándonos inmediatamente en otra. Esto ciertamente no nos ayuda a lidiar con el exceso de deberes.
Por lo tanto, antes de comenzar a trabajar, vale la pena apagar el teléfono si es posible, o al menos las notificaciones. Silenciar todos los sonidos innecesarios y, si no estamos trabajando en línea, también apagar el Internet.
Lidiar con las distracciones puede ser realmente difícil, pero sin ellas nuestro trabajo será mucho más efectivo.
Planificación
La respuesta al exceso de responsabilidades es la planificación, tan odiada por muchos. Se habla mucho al respecto, por lo que la gente se muestra escéptica al respecto. Pero no se puede negar que la planificación de tareas puede ser crucial.
De esta manera, tendremos una visión clara de cuántas tareas nos quedan por delante y no olvidaremos nada.
Establecer prioridades
El principal problema en la planificación de tareas es que no nos fijamos tareas prioritarias. Por lo que dedicamos mucho tiempo a tareas que no son urgentes e importantes. Y dejamos intactas las más difíciles o importantes.
Por lo tanto, si ya conocemos la lista de nuestras tareas, debemos designar aquellas que son nuestra prioridad y centrarnos en ellas primero. Si por el contrario todas las tareas son igual de importantes, agrupémoslas por dificultad e intentemos empezar por las que requieren más trabajo.
