Técnicas de gestión del tiempo: ¿cómo facilitar el trabajo?

La gestión adecuada del tiempo sin duda facilita el trabajo. Gracias a las técnicas de gestión del tiempo, sabemos cuánto tiempo nos ocuparemos de una determinada tarea, cuánto lograremos hacer durante el día, y estamos más organizados y motivados.

¿Qué técnicas de gestión del tiempo nos pueden ayudar? ¿Cómo podemos trabajar para que todo salga cómo queremos? Intentaremos responder a estas preguntas en este artículo.

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Técnicas de gestión del tiempo que pueden ayudarte

¿Estás cansado y nada va a tu favor? ¿Quieres cumplir con tus tareas lo mejor posible, pero estás constantemente distraído? ¿No sabes cómo afrontar lo que tienes que hacer y pierdes la motivación? Quizás la mala organización del trabajo sea un error. Y para esto debes tenerlo presente al prepararte para tu primer día de trabajo.

¿Por dónde deberías empezar? En primer lugar, vale la pena establecer objetivos, tanto pequeños como a largo plazo. Gracias a esto, sabemos por qué trabajamos, lo hacemos de manera más efectiva, al final nada se hace por nosotros sin sentido.

Importante: De esta manera, disfrutamos incluso de las tareas monótonas y poco interesantes, porque sabemos por lo que nos esforzamos. Esta fijación de objetivos es el comienzo de la gestión del tiempo de trabajo.

¿Cuáles técnicas de gestión del tiempo pueden ayudarte?

Existen diversas técnicas empleadas a lo largo de los años por los trabajadores para organizarse. A continuación, te las mostramos. Elige la (o las) que creas que se te hace más cómoda y notarás los resultados, seguro.

Regla 70/30

La gestión del tiempo de trabajo consiste principalmente en planificarlo. Sin embargo, debemos recordar sobre el margen de error y el hecho de que muchas cosas no se pueden predecir durante el día. Incluso si todo sale según lo planeado durante mucho tiempo.

La regla 70/30 dice planificar solo el 70% del tiempo de trabajo y dejar el 30% restante para cualquier tarea adicional, proyectos prolongados, etc. Gracias a esto, no estaremos estresados cuando no logremos hacer todo en nuestra lista dentro de las 8 horas. Ni nos sentiremos frustrados cuando algo se caiga al día siguiente y todo cambie. Esta solución es muy racional.

Principio de Pareto (80/20)

Además, también vale la pena mencionar el principio de Pareto. Todos se preocupan por obtener los mejores resultados posibles. Sin embargo, vale la pena tener en cuenta que a menudo solo el 20% de las actividades dan tanto como el 80% de los resultados de nuestro trabajo.

Por lo tanto, debemos darnos cuenta de que no siempre es necesario enfocarse lo más posible en cada responsabilidad. Debes determinar qué 80% de los resultados deseas y ver qué 20% los está generando.

principio de pareto

Por supuesto, la proporción no siempre es 80/20, pero se puede suponer que una parte menor de las actividades aporta la mayor parte de los resultados. Nuestra tarea es establecer estas tareas y centrarnos principalmente en ellas. Gracias a esto, dedicaremos la mayor parte de nuestro tiempo a lo realmente importante.

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Metodo ABC

El método ABC también se basa en el principio de Pareto antes mencionado, y es otra técnica de gestión del tiempo. Gracias a él, puedes agrupar fácilmente tus tareas. ¿De qué se trata? Para utilizarlo creamos una tabla de 3 columnas en la que guardaremos las tareas a realizar.

Inicialmente, vale la pena agrupar las que necesitamos hacer en un futuro cercano, con el tiempo, cuando el método ABC se vuelve casi intuitivo para nosotros, la tabla también puede incluir metas a largo plazo. Sin embargo, para no desanimarnos, comencemos con pequeños pasos.

Como ya hemos mencionado, la tabla debe constar de tres columnas: A, B, C:

  • A – En esta tabla se puede aplicar el principio de Pareto, ya que debe incluir las tareas que tenemos que realizar y que tienen prioridad, representan el 20% de las actividades que generan el 80% de los resultados. No se pueden prescindir de ellas.
  • B – Estas tareas deben realizarse, son importantes, pero no las más importantes. Se los puedes encargar a alguien, no tienes que vigilar su curso al 100%.
  • C – Las tareas del grupo C son menos importantes, por lo que puedes delegarlas fácilmente a otra persona. No deberías tratar con ellas hasta que hayas completado las acciones de los grupos A y B.

Método ALPEN

Muchas personas comienzan su día preparando una lista de tareas. El método ALPEN puede ayudar en esta tarea. ¿De qué se trata? De la ejecución de los siguientes puntos:

  • A (Aufgaben): inicialmente, debes crear una lista de tareas y actividades que realizarás en un día determinado. Se pueden agrupar, por ejemplo, mediante el uso de símbolos o algún otro código de tu elección.
  • L (Länge): el siguiente paso es estimar el tiempo de las tareas. Cuando hagas eso, resúmelo. Recuerda el margen de error.
  • P (Pufferzeiten): tienes lista tu lista de tareas y el tiempo estimado, para que puedas planificar todo el día. Aquí puede usar el método 70/30, que mencionamos anteriormente (también puede ser el método 60/40, análogo). De esta manera, evitarás la frustración y el estrés innecesarios que pueden surgir en caso de retrasos.
  • E (Entscheidungen): asigna las tareas más importantes, verifica si puedes delegar alguna de ellas a alguien y dales prioridad (puedes usar el método ABC mencionado anteriormente).
  • N (Nachkontrolle): también es necesario verificar la lista, debes marcar lo que ya has hecho, transferir tareas pendientes a otras fechas, etc. Dicha verificación debe realizarse al final de la jornada laboral.

La matriz de Eisenhower

Dwight D. Eisenhower, presidente de los Estados Unidos, era conocido por su excelente gestión del tiempo. Creó una matriz que definitivamente ayuda en la gestión del tiempo. Hay 4 cuadrantes en la matriz a los que debe asignar sus tareas:

  • Cuadrante A: debe incluir tareas importantes y urgentes, es decir, tareas que debemos realizar, y si tenemos la intención de subcontratarlas a alguien, debemos controlar cuidadosamente el trabajo. Estas son tareas prioritarias, y omitirlas tendrá grandes consecuencias.
  • Cuadrante B: contiene tareas importantes, pero no urgentes. No hay problema en dividir el trabajo en varias etapas. Tenemos que realizarlas, pero el plazo no nos alcanza.
  • Cuadrante C: aquí ponemos tareas urgentes y no importantes. Son tareas que debemos realizar inmediatamente después de las incluidas en el cuadrante A. No son muy importantes, pero debemos realizarlas rápidamente para no sufrir las consecuencias (el mejor ejemplo es pagar las facturas, pueden parecer insignificantes, pero la necesidad de realizarlo es crucial).
  • Cuadrante D: tareas sin importancia y no urgentes. Algo que podemos ignorar y no necesitamos pasar ningún tiempo con ellos. Por lo general, estas son actividades que ocupan nuestro tiempo, pero no agregan nada a nuestras vidas (por ejemplo, navegar por las redes sociales todos los días).
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El ritmo de la actuación

Cuando se trata de técnicas de gestión del tiempo, también se debe mencionar el ritmo de la actuación. Según él, somos más efectivos por la mañana, y este salto termina alrededor de las 10:00. Entonces somos un poco más lentos, nuestra creatividad y efectividad disminuyen, generalmente hasta las 3 p.m.

De 3 p.m. a 8 p.m. volvemos a trabajar con más eficacia, aunque conviene tener en cuenta que ya estamos un poco cansados, porque estamos trabajando desde la mañana. Entonces, ajustemos el desempeño de las tareas al ritmo de la actuación.

Si somos las alondras, lo más probable es que hagamos lo más temprano en la mañana, entonces seremos más efectivos. Los búhos, por otro lado, funcionarán mejor entre las 3 p. m. y las 8 p. m. Entonces, si tenemos esa oportunidad, intentemos planificar la ejecución de las tareas más importantes durante las horas de mayor actividad.

Las alondras deben comenzar su día con los deberes más duros, mientras que los búhos pueden afrontarlos mejor después de las 3 p. m. En caso de una disminución de la actividad (por ejemplo, alrededor de las 10:00), vale la pena tomar un descanso del trabajo para recargar las pilas.

Todas estas técnicas de gestión del tiempo pueden ayudarte, vale la pena conocerlas y aplicarlas para organizar mejor tu solicitud de empleo pdf y tus deberes en el trabajo y la vida privada.

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